2024年电子邮件的格式怎么写？什么是正式的电子邮件

2024-02-26 王柯团队

你了解如何写正式的电子邮件吗？如果你习惯了给朋友和家人写非正式的电子邮件，你可能还不了解正式的电子邮件有哪些特殊的注意事项。别担心，很多人都并不了解如何写正式的电子邮件。如果你想了解正式的电子邮件怎么写，继续阅读或者这先收藏本文，这篇文章会对你有所帮助。

在本文中，你将了解正式与非正式的邮件的区别。我们将提供两者的对比，还将详细介绍如何编写内容、格式化邮件、设定签名模板的完整流程。

1.什么是正式的电子邮件？

正式的电子邮件通常用于发送给你不熟悉的人或权威人士。例如，你的教授、某个政府官员，或者与你有业务往来的业务负责人。

如果你在大型公司或外企工作，那么通常你需要使用正式的电子邮件与你的老板和同事联系，除非公司另有要求。当然，随着互联网公司和创业文化的兴起，许多公司文化正朝着更加平等随性的环境发展，这种文化也会影响到公司内外的沟通风格。如果你刚刚加入公司，还不了解应该如何使用电子邮件，你可以向老员工尽快请教这个问题。

正式与非正式的电子邮件有很多不同之处，最重要的是电子邮件的结构。正式的电子邮件有一个非常明确的结构，有明确的称呼（电子邮件的开头部分）、签名部分、开头句和正文。而一封非正式的电子邮件通常用于发给一个你很熟悉的人――你的朋友，家人或关系很好的人。当发送一封非正式的电子邮件时，你不需要担心结构和语气。

你在正式的电子邮件中使用的语言也不同于在非正式的电子邮件中。你需要避免使用缩写、俚语、表情符号和其他非正式术语。正式电子邮件的语气也更加正式，句法十分完整。而非正式的电子邮件可能甚至不会使用完整的句子或正确的语法。

让我们来对比两个例子：

正式邮件：The meeting is scheduled for December 5th at 9:30 a.m. All students must attend. Your project updates are needed.

非正式邮件：Required meeting―Dec 5, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. ?

这两封邮件信息相同，但第一个语气要正式得多。注意第二个例子中会出现不完整的句子、俚语和表情。